Que vous soyez une TPE, une PME ou une grande entreprise, vous vous êtes peut-être demandé si vous deviez mettre à disposition du café gratuit au bureau ou si, au contraire, il valait mieux le faire payer et, si oui, à quel prix.
Dans cet article, je vous explique les avantages et inconvénients d’un café payant ou gratuit au bureau. Ensuite, en fin d’article, je vous donne un exemple pour calculer le coût d’un café au bureau.
Café gratuit au bureau : la solution idéale
Vous avez un petit budget café ? Votre priorité absolue, c'est le bonheur de vos employés, même si ça coûte un peu plus cher ? Offrir du café à vos employés présente de nombreux avantages :
Avantages
- Améliorer votre employer branding : pour garder leurs talents, les employeurs doivent créer une culture d’entreprise positive, motivante et valorisante. En offrant du café gratuit à vos employés, vous leur montrez que vous voulez prendre soin d’eux et que vous vous souciez de leur bien-être. En plus, leur productivité et leur motivation auront un impact direct sur les résultats de l’entreprise.
- Augmenter la satisfaction et la productivité des employés : faire des petites pauses tous les ¾ h, pendant la journée augmente le taux de productivité et de concentration. Rien de tel qu’un petit café pour se rebooster (à consommer avec modération bien sûr).
- Donner envie à vos employés de venir au bureau : vous offrez un cadre de travail agréable, où les employés peuvent partager des moments de convivialité plutôt que de rester chez eux.
- Améliorer la rétention des employés : grâce à la culture d’entreprise positive, avec le sentiment de bien-être, de satisfaction, de convivialité, les employés seront plus fidèles à votre entreprise. Pour les responsables RH, le principal challenge du management des talents est de garder leurs salariés. Selon une enquête réalisée par Robert Half, près de 70% des employés belges sont à la recherche d’un autre emploi.
Inconvénient
- Coût : bien sûr l’inconvénient ici, c’est le prix que vous prenez en charge. Vous pouvez retrouver le calcul plus bas dans l’article.
Environnement idéal
Le café gratuit convient à la grande majorité des entreprises et comme évoqué plus haut, il offre de nombreux avantages.
En tant qu'employeur, vous devriez envisager de passer au café payant uniquement si votre budget ne permet pas de le proposer à vos collaborateurs, ou si ces derniers souhaitent un café de meilleure qualité.
Café payant : pour les budgets serrés
Vous êtes un office manager ou un CEO et vous ne pouvez pas vous permettre d’offrir le café à vos collaborateurs ? Voici les avantages et inconvénients de faire payer le café aux employés de votre entreprise :
Avantages
- Proposer du café de qualité : vous pouvez proposer un café de haute qualité sans vous ruiner. Bien souvent, les employeurs qui n'ont pas beaucoup de moyens mettent à disposition une machine Senseo ou un percolateur avec du café de mauvaise qualité. Pourtant, de nombreuses personnes apprécient le café de qualité et sont prêtes à payer pour ça. Vous pouvez sonder vos collaborateurs pour voir ce qu’ils en pensent !
- Une pause café qui ne vous coûte rien : mettre une machine à café professionnelle et faire payer le café permet de n'avoir aucun coût lié à la pause café. À vous de voir si vous voulez élever un petit peu le prix du café pour dégager quelques euros pour couvrir les coûts des produits annexes de la pause café comme le sucre, le lait, des chocolats, des biscuits, etc.
- Faciliter la vie de vos employés : Si vos employés sont habitués à descendre au coin de la rue pour aller chercher un café à emporter, ils seront ravis de pouvoir acheter un café au bureau directement. Différents systèmes de paiement existent. Pensez à choisir un boîtier qui correspond aux habitudes de vos employés : monnaie ? Carte bancaire sans contact ? Via Payconiq ? Avec une carte magnétique à recharger ?
Inconvénients
- Image négative : de nos jours, de nombreux employeurs proposent du café gratuit au bureau. Si vous optez pour du café payant, vous risquez de renvoyer une image négative auprès de vos employés.
- Augmentation de problèmes techniques : les machines à café avec monnayeur ont potentiellement plus de problèmes. Par exemple, une pièce qui reste coincée, une carte de paiement rechargeable qui se démagnétise…
- Configuration plus compliquée : sur la plupart des machines à café professionnelles (excepté les distributeurs en free standing), le système de paiement (monnayeur ou boîtier nayax) est un module qu'on vient rajouter à côté de la machine. Ces boitiers ne sont pas intégrés nativement dans l'appareil, ça demande des câbles en plus. Et une configuration spéciale de la machine. En cas de soucis, le dépannage est plus compliqué et peut donc prendre plus de temps.
- Coût plus élevé : un monnayeur, c'est un système additionnel à connecter sur la machine, ça augmente le coût de la machine. De manière générale, que ce soit en location ou à l'achat, une machine avec monnayeur coûte 15% plus cher qu'une machine sans système de paiement. Par exemple, vous pouvez avoir un monnayeur pour une Rheavendors à partir de 9,90€ par mois.
Environnement idéal
Nous vous conseillons d’opter pour du café payant si:
- Vos employés veulent du café de qualité, mais vous n’avez pas les moyens de leur offrir.
- Si vous commencez à multiplier les petites machines Senseo ou Nespresso dans la cuisine et que vous avez besoin d’une vraie machine à café professionnelle sans augmenter votre budget café.
Attention, dans tous les cas, il est primordial d’avoir un responsable café présent au bureau pour gérer les éventuels problèmes de monnayeur et les contacts avec le service de dépannage.
Si vous êtes convaincu que vous devez faire payer le café à vos employés, vous vous demandez sûrement quel prix fixer pour un café. En bas de cet article, je vous donne tous les éléments à prendre en compte pour déterminer le coût d'une tasse de café.
Combien coûte un café en entreprise ?
Prenons par exemple la location d'une machine à café professionnelle Rheavendors XS Grande Premium avec boîtier nayax pour une entreprise de 75 personnes :
- Location mensuelle : 64,90 €
- Location mensuelle du boîtier Navax : 9,90 €
- Maintenance annuelle : 400 € (donc +/- 34€ par mois)
- Nombre de tasses / mois : 3000 (~150 / jour ouvrable)
- Coût du café / mois : 24kg = 418,80 €
- Coût total / mois: 527,60 €
- Coût / tasse : 0,17 €
Pour les machines Rheavendors ou Bianchi, il n'y a pas besoin de produit d'entretien pour faire le nettoyage hebdomadaire. Dans le cas de cet exemple avec la Rheavendor XS Grande Premium, je n'ai donc pas compté l'achat de produits d'entretien.
Si vous voulez faire le calcul du coût d'un café pour une machine Jura professionnelle avec un monnayeur, vous devez rajouter les produits d’entretien (pastilles de nettoyage, filtres, etc). Pour une machine Jura GIGA X3 avec une conso d'environ 150 cafés par jour, comptez ~50€ par mois de produits d'entretien.
À vous de voir si vous voulez faire payer le prix coûtant ou dégager une petite marge pour les éventuels imprévus.
Maintenant que vous avez eu toutes ces pistes de réflexion, à vous de prendre la décision finale. Alors ? Café gratuit ou payant ?
